DocuBit: إدارة المستندات الذكية بالعربية والإنجليزية

DocuBit هو نظام إدارة مستندات من Macrosbit يساعد الشركات على حفظ الملفات وتنظيمها والبحث فيها رقمياً بالعربية والإنجليزية. يتضمن تقنية التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج النص من المستندات الممسوحة، مع مستودع مركزي للوثائق يقلل الاعتماد على الملفات الورقية. صُمم الحل للشركات في الكويت ودول مجلس التعاون، ويمكن مناقشة تخصيصه وربطه بأنظمة أخرى بحسب متطلبات المشروع.

لمزيد من المعلومات عن المنتج، راجع صفحة DocuBit | إدارة المستندات مع التعرّف الضوئي بالعربية والإنجليزية.

ماذا يقدم DocuBit للشركات؟

مستودع رقمي مركزي

يجمع DocuBit المستندات في مكان رقمي واحد بدلاً من توزيعها بين الأدراج والمجلدات الورقية وأجهزة الموظفين. ويساعد ذلك الفرق على الوصول إلى الملفات المشتركة وفق آلية تنظيم تحددها الشركة.

تنظيم الوثائق والبحث السريع

يمكن تنظيم المستندات باستخدام المجلدات والتصنيفات والبيانات الوصفية، ثم البحث عنها باستخدام اسم الملف أو الكلمات المفتاحية أو النص المستخرج من المستند، بحسب الميزات المتاحة في الخطة والإعداد المعتمد.

دعم المستندات العربية والإنجليزية

يدعم DocuBit التعامل مع المستندات العربية والإنجليزية، بما في ذلك استخراج النص باستخدام OCR بحسب نوع الملف وجودته. وقد يحتاج النص المستخرج إلى مراجعة بشرية عندما تكون الصورة غير واضحة أو يكون المستند مكتوباً بخط اليد.

التوافق مع إجراءات الشركة

يمكن تصميم هيكل الأرشيف وطرق التصنيف بما يتناسب مع سياسات الشركة وإجراءاتها الداخلية. وينبغي التحقق من الصلاحيات، وسير العمل، وميزات الاحتفاظ والنسخ الاحتياطي ضمن العرض أو الخطة المختارة قبل الاعتماد.

كيف تعمل تقنية OCR في DocuBit؟

1. 1

   1. رفع المستند

   يرفع المستخدم مستنداً ممسوحاً ضوئياً أو صورة إلى النظام، وفق أنواع الملفات التي يدعمها الإعداد المختار.

2. 2

   2. تحليل المحتوى

   يحلل النظام محتوى المستند ويحاول استخراج النص العربي أو الإنجليزي من الصورة أو الملف الممسوح.

3. 3

   3. مراجعة النص

   يراجع المستخدم النص المستخرج عند الحاجة، خصوصاً إذا كانت الصورة منخفضة الجودة أو تحتوي على خط يدوي أو تنسيق معقد.

4. 4

   4. حفظ المستند وبياناته

   يحفظ المستند مع بياناته التنظيمية، مثل التصنيف أو المجلد أو الكلمات المفتاحية، لتسهيل العثور عليه لاحقاً.

5. 5

   5. البحث داخل المحتوى

   يمكن البحث عن المستند باستخدام الكلمات الموجودة في النص المستخرج، مع مراعاة أن دقة النتائج تعتمد على وضوح الصورة ونوع الخط واللغة وتنسيق المستند.

أهم استخدامات DocuBit في الشركات

يمكن استخدام DocuBit في تنظيم وأرشفة أنواع متعددة من الوثائق، منها:

• العقود والاتفاقيات والمراسلات.
• الفواتير والمستندات المالية.
• ملفات الموظفين والوثائق الإدارية.
• المستندات الحكومية والتجارية بالعربية والإنجليزية.
• الملفات الممسوحة ضوئياً والصور التي تحتاج إلى استخراج النص.
• الوثائق المشتركة بين الإدارة والموارد البشرية والمالية والمبيعات.

يساعد النظام الفرق على البحث عن وثيقة أو معلومة دون مراجعة الملفات الورقية يدوياً. كما يمكن مناقشة التكامل مع المواقع والتطبيقات والأنظمة المخصصة التي تطورها Macrosbit، بحسب نطاق المشروع ومتطلباته. تعرف على الأنظمة المخصصة والتكاملات في الكويت | ماكروزبت لفهم خيارات الربط والتطوير المتاحة.

DocuBit مقارنة بالأرشفة الورقية وأنظمة إدارة الملفات العامة

هذه المقارنة لا تستبدل مراجعة متطلبات الأمان والصلاحيات والنسخ الاحتياطي والاحتفاظ بالمستندات قبل الشراء. كما تختلف الميزات العملية بحسب الخطة والإعداد ونطاق التنفيذ.

الأمان والتنظيم قبل اعتماد النظام

قبل اختيار أي نظام لإدارة المستندات، من المفيد إعداد قائمة متطلبات واضحة تشمل:

• صلاحيات المستخدمين ومستويات الوصول إلى الملفات.
• سجل التعديلات والعمليات التي تمت على المستندات.
• النسخ الاحتياطي وآلية استعادة البيانات.
• سياسة الاحتفاظ بالمستندات ومتى يمكن حذفها أو أرشفتها.
• أنواع الملفات وحجم الأرشيف المتوقع.
• عدد المستخدمين والأقسام التي ستستخدم النظام.
• متطلبات الاستضافة والتكامل مع الأنظمة الحالية.
• آلية التعامل مع المستندات الحساسة والبيانات الشخصية.

تقدم المواصفة الدولية ISO 15489-1:2016 مفاهيم ومبادئ لإدارة السجلات؛ وتذكر الصفحة الرسمية للمعيار أن الوثيقة «تحدد المفاهيم والمبادئ التي تُطوَّر منها أساليب إنشاء السجلات والتقاطها وإدارتها» — ترجمة عربية للملخص الرسمي في صفحة ISO 15489-1:2016، ويجب مراجعة الصياغة الأصلية قبل استخدامها كمرجع امتثال قانوني.

أما تفاصيل مثل التشفير، وموقع الاستضافة، وسياسات النسخ الاحتياطي، والامتثال، فلا ينبغي افتراضها من وصف المنتج العام. يجب توثيقها من صفحة DocuBit الرسمية أو العرض المكتوب من Macrosbit قبل توقيع الاتفاق.

من يناسبه DocuBit؟

يناسب DocuBit غالباً:

• الشركات التي تتعامل مع عدد كبير من المستندات الورقية أو الممسوحة ضوئياً.
• الفرق التي تحتاج إلى البحث في وثائق عربية وإنجليزية من مكان واحد.
• الشركات في الكويت ودول الخليج التي تريد رقمنة الأرشيف وربطه بإجراءاتها الداخلية.
• الإدارات التي تريد مشاركة الوثائق المنظمة بين الموارد البشرية والمالية والإدارة والمبيعات.
• المنظمات التي تحتاج إلى حل قابل للتخصيص، بدلاً من إدارة الملفات التقليدية فقط.

ويعتمد اختيار الحل النهائي على حجم الشركة، وعدد المستخدمين، وأنواع الملفات، وحجم الأرشيف، ومتطلبات التكامل والصلاحيات.

اطلب عرضاً أو تقييماً لـ DocuBit